Comment rédiger un mail professionnel en français ?

Tout d'abord, voyons quelques règles de bases quant à la construction d'un mail professionnel. 

1/ L'OBJET DU MAIL 

Votre objet doit être court et précis, allez droit au but ! Il doit refléter le contenu de votre mail. N'hésitez pas à écrire l'objet en majuscule.

Exemple : "REUNION SECURITE" / "RELANCE FACTURE"

2/ LA FORMULE D'APPEL

Il s'agit du commencement de votre mail, soit, la salutation. Cette dernière est indispensable en France, car les règles de courtoisie sont très importantes et très codifiées. Préférez une salutation formelle telle que "Bonjour Madame XXX", "Chèr confrère" etc... 

Pour plus d'information sur la formule d'appel, je vous invite à consulter le lien suivant : https://www.rh-conseil-formation.fr/rediger-diffuser-ses-mails/

3/ LA PHRASE D'OUVERTURE

Il s'agit de la première phrase de votre mail, celle-ci sert à recontextualiser l'objet de votre mail. Cela va permettre à votre interlocuteur de resituer votre mail par rapport à ses activités. Votre phrase d'ouverture doit être brève et concise.

Exemples :

1."Nous nous sommes rencontrés lors d'un déjeuner" 

2."Pour faire suite à notre conversation téléphonique du 03 mars 2023..." 

3. "Je me permets de vous contacter au sujet de votre annonce".

4/ LE CORPS DU MESSAGE

Ca y est, vous voilà enfin arrivés à l'étape cruciale de votre rédaction, soit, le contenu de votre mail. Soyez clairs, concis et précis. N'y allez pas par quatre chemins. Ne rédigez pas un roman non plus, votre mail ne doit pas être rébarbatif (c'est-à-dire, qu'il ne donne pas envie d'être lu). Dans cette partie, vous devrez développer le but de votre mail. N'hésitez surtout pas à diviser votre mail en plusieurs paragraphes dans le cas où vous devrez traiter plusieurs sujets.

Exemples :

1."Je suis très intéressée par votre annonce et je sollicite un rendez-vous physique avec vous afin que nous puissions échanger davantage sur le sujet." 

2."Malgré plusieurs relances de notre part, vous n'avez jamais donné suite à nos demandes. Pouvez-vous nous recontacter au plus vite afin que nous puissions clôturer votre dossier ?"

5/ LA CONCLUSION 

La conclusion n'est pas obligatoire mais, elle est très utile dans le cas où vous avez énuméré plusieurs demandes. La conclusion vous permet donc de résumer et de mettre en avant les faits les plus importants. 

Exemple : 

1."Je compte donc sur vous pour me tenir informer de l'avancement du dossier et j'attends votre confirmation concernant notre rendez-vous du 23 avril prochain". 

6/ LA FORMULE DE POLITESSE 

Comme vous le savez certainement, la France est un pays où les normes de politesse prennent une grande place autant dans le domaine privé que professionnel, il est donc important de connaître quelques phrases de base, je vous donne quelques exemples ci-dessous : 

Exemples :

1."Vous souhaitant bonne réception, je me tiens à votre disposition pour tout élément complémentaire" 

2. "Sincères salutations" 

3. "Je vous remercie par avance et je reste disponible pour toute autre information."

Maintenant que vous savez comment construire votre mail, étape par étape, je vous partage quelques phrases types et d'autres conseils complémentaires.

PEUT-ON UTILISER LES EMOJIS ?

Ceux-ci prennent de plus en plus de place dans les échanges personnels et professionnels, cependant, lorsque vous rédigez un courriel professionnel à l'intention d'un client ou d'un fournisseur, abstenez vous ! En revanche, si vous échangez avec un collègue vous pouvez les utiliser, mais avec parcimonie ! (Parcimonie = avec modération)

COMMENT S'EXCUSER DANS UN MAIL PROFESSIONNEL ?

Et oui, il arrive parfois que l'on soit dans l'obligation de s'excuser auprès d'un client, soit parce que le délai de traitement est trop long, soit parce qu'une erreur a été commise par l'entreprise, vous devrez donc savoir comment réagir et quel vocabulaire utiliser. Vous trouverez ci-dessous quelques phrases types : 

Exemples :

1."Nous sommes navrés pour les désagréments occasionnés, je peux vous assurer que nous ferons le nécessaire afin de résoudre le problème dans les plus brefs délais" 

2."Au nom de [Nom entreprise], je tiens à vous présenter nos plus sincères excuses. Nous sommes conscients des difficultés provoquées par [description du problème/de l'erreur] et je puis vous assurer que nous faisons tout le nécessaire pour débloquer la situation." 

COMMENT RELANCER, A NOUVEAU, UN CLIENT/FOURNISSEUR APRES PLUSIEURS RELANCES ?

Malgré toute votre bonne volonté, il arrive que certains mails restent lettre morte (rester lettre morte = ne pas être pris en compte, qui n'a pas de réponse), et vous ne savez pas quel ton utiliser pour, enfin, faire réagir votre interlocuteur ? Et bien, c'est très simple, après avoir déjà relancé plusieurs fois votre interlocuteur de manière courtoise, il vous faudra utiliser un ton plus ferme et autoritaire afin de faire comprendre à votre destinataire que vous avez impérativement besoin d'une réponse.

De cette façon, tout français qui se respecte, comprendra immédiatement que vous ne rigolez plus et qu'il est temps pour lui de vous répondre. Mais avant de vous lancer dans une longue tirade accablante, commencez par récapituler vos précédents échanges et vos précédentes demandes, puis rappelez une nouvelle fois vos besoins. Il est également important de ne pas oublier d'écrire "relance" dans l'objet de votre mail.

Exemples :

1."Malgré plusieurs relances de notre part, vous n'avez jamais donné suite à nos demandes. Merci de bien vouloir [rappel de votre demande] dans les plus brefs délais car nous avons absolument besoin de [objet de la demande] pour finaliser votre dossier"

 2. "Je me permets de vous contacter suite à mon mail du [date du dernier échange] qui est resté sans réponse. Je vous prie de bien vouloir considérer ma demande car sans réponse de votre part [nous ne pourrons pas intervenir à la date convenue = expliquer les conséquences]." 

 3."Je tenais à vous informer que sans retour de votre part sous [indiquer le délai, exemple : 8 jours] votre dossier sera transmis au service contentieux [indiquer le nom du service, le service contentieux est le service s'occupant des litiges] car pour rappel vous n'avez jamais donné suite à nos mails du [date] et du [date] concernant le règlement de la facture XXXX qui est toujours en attente de règlement. Si vous rencontrez des difficultés financières, merci de nous contacter au plus vite afin que nous puissions trouver ensemble une solution."

Vous avez désormais toutes les clés pour écrire un mail professionnel en français ! 

A bientôt pour de nouvelles astuces :) 

Texte original écrit par mes soins sur le blog de voscours.fr